E-Rechnung erfolgreich umsetzen – Praxisleitfaden für Selbständige und kleine Unternehmen

Beschreibung

Termin 1: Grundlagen und strategische Entscheidung 

Block 1: Rechtslage und Pflichtangaben

• E-Rechnungspflicht: Was gilt ab wann für wen?

• Kleinbetragsregelung (250€-Grenze) und Ausnahmen

• Pflichtangaben einer E-Rechnung vs. herkömmliche Rechnung

• Empfangspflicht seit 2025: Das unterschätzte Problem

Block 2: Vorteile realistisch bewerten

• Echte Vorteile der E-Rechnung (Effizienz, Kosten, Liquidität)

• Wann wird E-Rechnung zur Erleichterung?

• Wann bedeutet sie zunächst Mehraufwand? (ggf. zusätzliche Tools und Arbeitszeit für Empfang und Erstellung von E-Rechnung, Archivierung)

Block 3: Software und Tools nach Bedarf

• Variante A: Bestehende Buchhaltung beibehalten (Online-Konverter + DMS)

• Variante B: Systemwechsel (All-in-One-Lösungen wie sevDesk, Lexware Office)

• Variante C: Neubeginn (Moderne integrierte Systeme)

• Live-Demonstration verschiedener Tools

• Hausaufgabe: Testaccounts entsprechend der gewählten Variante einrichten

Termin 2: Praktische Umsetzung

Block 5: E-Rechnungen erstellen und versenden

• Gemeinsame Live-Übung: E-Rechnung erstellen

  • Variante A: PDF → Online-Konverter → E-Rechnung

  • Variante B/C: Direkt in der Software

• Versandwege: E-Mail, Plattformen, PEPPOL

• Screen-Sharing: Teilnehmer zeigen ihre ersten Versuche

Block 6: E-Rechnungen empfangen und verarbeiten

• Das unterschätzte Problem: Empfang ist komplexer als Versand

• XML-Dateien sichtbar machen (ELSTER-Viewer vs. integrierte Tools)

• Integration in bestehende Buchhaltung:

  • Workflow bei hybriden Setups

  • Datenextraktion und -übertragung

  • Automatisierungsmöglichkeiten

• Praxisübung: Mit Beispiel-E-Rechnung arbeiten

• Troubleshooting häufiger Empfangsprobleme

Block 7: GoBD-konforme Archivierung

• Archivierungspflichten: Was muss wie lange aufbewahrt werden?

• Setup-spezifische Archivierung:

  • All-in-One: Automatische Archivierung

  • Hybrid: DMS-Integration und Verfahrensdokumentation

• Empfehlung einfacher DMS-Lösungen (ecoDMS, bitfarm-Archiv)

• Zoom-Whiteboard: Gemeinsam Archivierungs-Workflow entwickeln

Technische Voraussetzungen

• Stabile Internetverbindung

• Computer oder Laptop wo sich ggf. Programme installieren können (für Software-Tests)

• Idealerweise zweiter Bildschirm oder Tablet

• Mikrofon und Kamera für Interaktion